200.000 paklijsten geautomatiseerd verwerken voor de grootste AGF inspecteur in Nederland
Samen met Bonsai Software is HDG op weg om haar paklijsten proces te automatiseren; Met richting de 200.000 paklijsten per jaar gaat dit om een zeer kostbare operatie. Lees verder voor meer informatie.
Introductie
HDG the quality company voert vanuit Rotterdam dagelijks cargo- en fruitinspecties uit. Achter elke inspectie zit een proces dat minder zichtbaar is: paklijsten die als PDF, screenshots, of in Excel-vorm in de mailbox binnenkomen en handmatig uitgelezen, geclassificeerd en verwerkt moeten worden in HDG's keursoftware QC4U. Bij 200.000 paklijsten per jaar tikt dat aan. Samen met HDG bouwen we een Intelligent Document Processing-pipeline die dit proces van A tot Z overneemt. In dit artikel laten we zien hoe die situatie eruitziet, hoe we het aanpakken, en wat dit type project laat zien over waar IDP nu echt waarde toevoegt.
De uitgangssituatie: een proces dat schaalt met handwerk
HDG is al jaren een vaste naam in de kwaliteitscontrole van vers fruit en groenten. Van teler tot eindbestemming, van citrus tot tomaten, voor opdrachtgevers in Europa, Latijns-Amerika en Afrika. De inspecties zelf zijn sterk. Wat eronder ligt is dat ook, hoewel er nog grote kansen liggen op een plek waar veel bedrijven, van inspectie tot handel, tegen dezelfde muur lopen: documentverwerking.
Dat speelt extra tijdens piekseizoenen. Als er nieuwe ladingen binnenkomen lopen de paklijsten net zo hard op. Precies in de weken waarin het inspectieteam volle bak bezig is met het echte werk, moeten er ondertussen ook honderden paklijsten worden uitgelezen en in QC4U gezet. Repetitief werk in korte tijd, dat veel vraagt van mensen die hun expertise eigenlijk ergens anders willen inzetten.
Hoe dat eruit ziet. Een klant stuurt een paklijst per mail, vrijwel altijd als PDF. Soms één per zending, soms tientallen tegelijk. Iemand moet die mail openen, de paklijst beoordelen, de juiste velden eruit halen, het document classificeren, en de gestructureerde data overzetten naar QC4U zodat de inspectie en de facturatie verder kunnen.
Per paklijst is het een paar minuten werk. Bij 200.000 paklijsten per jaar is het een fulltime operatie op zich. En het is precies het soort werk waarbij na een paar uur de foutmarge op kan lopen: een verkeerde partij, een typefout in het aantal colli, een document dat in de verkeerde reis terechtkomt.
Voor HDG was de vraag niet of dit beter kon, maar hoe je het zo aanpakt dat de oplossing meegroeit met het volume zonder dat het team evenredig meegroeit.
De aanpak: IDP-pipeline van mailbox tot QC4U
Samen bouwen we een Intelligent Document Processing-pipeline die het hele traject overneemt. Vier stappen, achter de schermen:
Paklijst komt binnen in de mailbox. De pipeline pikt mails automatisch op, herkent welke bijlagen paklijsten zijn en welke niet, en haalt ze uit de mail.
Automatisch uitlezen en classificeren. Per paklijst worden de relevante velden eruit gehaald. Het maakt niet uit of de paklijst van leverancier A of B komt, of dat de opmaak per zending verschilt. Het model herkent wat er staat en zet het in de juiste structuur.
Gestructureerde data eruit. De ruwe PDF wordt een rij data: producten, aantallen, partijen, herkomst, bestemming, referenties. Met validatie op de plekken waar fouten zich normaal opstapelen.
Klaar voor inspectie en facturatie. De data gaat door naar QC4U, waar de inspectie en de administratieve afhandeling verder kunnen.
Geen tussenpersoon meer die paklijsten openklikt en velden overtypt. Wel een team dat de uitzonderingen behandelt, want die zijn er altijd, en zich voor de rest kan richten op het inspectiewerk zelf.
Waarom dit type project nu wel werkt
Document Processing is geen nieuw vakgebied. Tien jaar geleden bestond OCR ook al. Wat sindsdien is veranderd, is wat een model kan doen met een document dat het nog nooit eerder heeft gezien.
Eerdere generaties tools werkten op templates. Een template per leverancier, en zodra de leverancier zijn paklijst aanpaste, viel het systeem om. Dat maakte IDP voor bedrijven als HDG, die paklijsten ontvangen van honderden verschillende partijen wereldwijd, in de praktijk onwerkbaar.
De huidige generatie modellen werkt anders. Die leest een paklijst zoals een mens dat doet: kijken wat er staat, herkennen welk veld welke betekenis heeft, en zich niet laten verwarren door een afwijkende lay-out. Dat opent de deur naar processen die voorheen alleen met handwerk schaalden.
En dat is precies waar het bij HDG om draait. Niet om "iets met AI" te doen, maar om een concrete pipeline die per maand tienduizenden documenten betrouwbaar verwerkt.
Wat dit oplost
Drie dingen, in volgorde van zichtbaarheid:
Tijd. Het meest directe effect. De uren die nu opgaan aan paklijsten uitlezen, gaan terug naar het inspectiewerk zelf en andere delen van de operatie. Bij dit volume betekent dat een groot deel van een fulltime equivalent.
Foutgevoeligheid. Een geautomatiseerde pipeline maakt geen typefouten en raakt geen documenten kwijt. Wat hij niet zeker weet, vlagt hij voor controle. Dat is een beter foutprofiel dan handmatig werk waarbij de fouten verstopt blijven tot iemand er bij toeval over struikelt.
Schaalbaarheid. 200.000 paklijsten is veel, maar de groeicurve gaat door. Met handwerk betekent dat extra mensen vinden, inwerken, coordineren. Met een pipeline betekent het meer documenten door dezelfde infrastructuur.
Wat dit type project laat zien
Het patroon achter de HDG-samenwerking is hetzelfde patroon dat we bij meer klanten zien:
Het begint bij een concreet, dagelijks pijnpunt. Niet bij de technologie.
De oplossing zit op de achtergrond. Het team merkt het in de uren die ze besparen, niet in een nieuw scherm waar ze in moeten leren werken.
De pipeline is vanaf dag een gebouwd op het volume dat er echt is, niet op een pilot-volume dat later "opgeschaald" moet worden.
Voor handelaren, expediteurs, douaneagenten, of iedereen die dagelijks met grote PDF-stromen werkt: dit is op dit moment een van de meest concrete plekken waar AI rendement oplevert.
Dat HDG ons hierin het vertrouwen geeft, betekent veel. We werken graag met bedrijven die op een serieus volume opereren en die niet zoeken naar een mooie demo, maar naar een oplossing die werkt op de schaal van hun echte operatie, waar we jaren mee kunnen samenwerken en in close contact mee staan.
Dank aan Bas Lok en het hele HDG-team. We gaan ervoor.
