Capaciteits optimalisatie voor Actief Zorg
Bonsai Software heeft Actief Zorg geholpen met capaciteitsoptimalisatie in een zeer krappe arbeidsmarkt; Door middel van een eigen AI-algoritme en simpele interface, kan Actief Zorg met data uit ONS NEDAP haar inzetmix optimaliseren.
Introductie
Actief Zorg Brabant is een thuiszorgorganisatie die dagelijks zorgteams aanstuurt om cliënten aan huis te ondersteunen in Noord-Brabant. Van persoonlijke verzorging en verpleging tot begeleiding en huishoudelijke hulp, elk bezoek vraagt om de juiste zorgmedewerker op het juiste moment bij de juiste cliënt.
Het plannen van die inzet is een van de meest complexe vraagstukken binnen de zorg. Elke cliënt heeft een specifieke indicatie en zorgvraag. Elke medewerker heeft eigen kwalificaties, beschikbaarheid, contracturen en een werkgebied.
De combinaties zijn vrijwel eindeloos, terwijl de foutmarge minimaal is. Een verkeerde match betekent zorg onder het vereiste niveau, of juist een overgekwalificeerde medewerker op een eenvoudige taak. In beide gevallen gaat waardevolle capaciteit verloren in een sector waar personeel al schaars is.
Uitdaging
De capaciteitsplanning van Actief Zorg bereikte zijn grenzen door een volledig handmatige werkwijze:
Structurele inefficiëntie in inzet
Uit onderzoek van M&I Partners blijkt dat thuiszorgorganisaties 30 tot 50 procent van hun capaciteit suboptimaal inzetten. Medewerkers worden vaak ingezet onder of boven hun kwalificatieniveauPlanning in Excel
Het afstemmen van zorgvraag en personeelsaanbod gebeurde in spreadsheets. Met tientallen variabelen per cliënt en medewerker was dit een complexe puzzel die wekelijks opnieuw gelegd moest wordenGeen inzicht in de inzetmix
Er was geen helder beeld van hoe de huidige inzet zich verhield tot een optimale verdeling op basis van kwalificaties en zorgvragenBeperkte softwareoplossingen
Bestaande tools richten zich op roostering, niet op het strategisch matchen van kwalificaties aan zorgvraag. Een oplossing voor optimale inzet ontbrakToenemende druk door groei
Met een stijgende zorgvraag en een krappe arbeidsmarkt werd elke inefficiëntie direct voelbaar in kosten en capaciteitAfhankelijkheid van individuele planners
Kennis over optimale inzet zat in hoofden van planners en was niet geborgd in een systeem
Actief Zorg had voldoende data, maar geen manier om die systematisch te benutten voor betere besluitvorming.
Oplossing
Bonsai Software ontwikkelde een doelmatigheidstool met een kwalificatiematchingsalgoritme dat de personeelsinzet optimaliseert. Het systeem ondersteunt planners met data en inzichten, zonder hun rol over te nemen.
De aanpak bestond uit drie fasen:
Fase 1: Inzicht in de inzetmix
Een werkend algoritme dat op basis van alle relevante datapunten, zoals kwalificaties, indicaties, beschikbaarheid en werkgebied, de huidige inzet vergelijkt met een optimale verdeling. Dit werd zichtbaar gemaakt via maandelijkse rapportagesFase 2: Strategische sturing
Door verrijking met historische data uit ONS NEDAP ontstond inzicht in structurele patronen. Actief Zorg kon beter bepalen waar tekorten ontstaan, waar overcapaciteit zit en welke profielen nodig zijnFase 3: Planning en bijsturing
Ondersteuning voor capaciteitsplanning op middellange en korte termijn, zodat sneller gereageerd kan worden op veranderingen in vraag en aanbod
De tool beschikt over een toegankelijke interface, waardoor planners zonder technische achtergrond direct met het systeem kunnen werken.
Resultaat
Na oplevering van het project:
Eerste datagedreven inzicht in inzet
Voor het eerst werd zichtbaar hoe de daadwerkelijke inzet zich verhoudt tot het optimale scenario. Afwijkingen zijn meetbaar en bespreekbaarConcrete aanpak van inefficiëntie
Verbeteringen in de inzetmix vertalen zich direct naar lagere kosten en betere benutting van schaars personeelVan handmatig naar systematisch plannen
De complexe puzzel van zorgvraag en personeelsaanbod wordt niet langer handmatig opgelost, maar ondersteund door een algoritmeBorging van kwaliteit en compliance
Het systeem houdt rekening met alle kwalificatie-eisen, zodat elke match voldoet aan de geldende zorgnormenBasis voor verdere optimalisatie
Het fundament ligt er voor voorspellende analyses, strategische personeelsplanning en flexibele operationele sturing
Voor Actief Zorg betekent dit een verschuiving van reactief plannen naar proactief sturen. In een sector waar elke uur inzet telt, zowel financieel als voor de kwaliteit van zorg, maakt het verschil tussen goed en optimaal directe impact op de toekomst van de organisatie.
