AI-offertes voor TIBN
TIBN beschikt nu over meer dan alleen een geautomatiseerd proces. Ze hebben een AI-first fundament waarop verdere optimalisatie, integratie en intelligentie gebouwd kan worden. Wat begon als een gerichte automatisering, groeide uit tot een strategisch partnership. Dat is precies waarom TIBN voor Bonsai koos: niet alleen om efficiënter te werken, maar om hun operatie toekomstbestendig te maken.
Introductie
TIBN Groep is een groeiende speler in technisch gebouwonderhoud en installatietechniek. Het bedrijf voert jaarlijks duizenden servicebezoeken uit, van klimaatinstallaties en elektrotechniek tot sanitair en bouwkundige inspecties.
Na elk bezoek stelt een monteur een werkbon op met geconstateerde defecten en aanbevolen werkzaamheden. Deze werkbon vormt de basis voor een offerte aan de klant.
In de praktijk betekende dit het begin van een tijdrovend, handmatig proces. Elke werkbon moest worden gelezen, geïnterpreteerd, gekoppeld aan normtijden en materialen, en vertaald naar een offerte. Met circa 1.000 aanvragen per jaar werd dit een structurele bottleneck.
Samen met Bonsai ontwikkelde TIBN een AI-first oplossing die dit proces fundamenteel verandert en de basis legt voor verdere digitalisering.
Uitdaging
Het offerteproces was volledig afhankelijk van handmatige verwerking:
Hoge volumes
Circa 1.000 werkbonnen per jaar moesten handmatig worden verwerkt, wat leidde tot structurele werkdrukFoutgevoelig proces
Normtijden, materialen en klantgegevens werden handmatig gekoppeld, met fouten en inconsistentie als gevolgNiet schaalbaar
Door groei en overnames nam het aantal aanvragen toe, zonder dat het proces kon meegroeienGemiste omzet
Werkbonnen bleven liggen of offertes werden te laat verstuurd, waardoor kansen verloren gingenGebrek aan inzicht
Geen overzicht van status, doorlooptijd of achterstandenBeperkend legacy-systeem
Gilde-PCA bood onvoldoende flexibiliteit voor automatisering en verdere ontwikkeling
TIBN zocht geen optimalisatie van het bestaande proces, maar een fundamenteel andere aanpak waarin automatisering centraal staat.
Oplossing
Bonsai ontwikkelde een AI-first systeem dat het volledige traject van werkbon tot offerte automatiseert, met menselijke controle alleen waar nodig.
Het systeem is ontworpen om niet alleen handmatig werk te vervangen, maar om beslissingen en interpretatie intelligent te ondersteunen.
Het platform omvat:
Automatische e-mailinname
Werkbonnen worden automatisch uitgelezen via Microsoft Graph API. De AI herkent en structureert relevante gegevens zoals klant, locatie en defectenAI-beslislaag
Werkzaamheden worden automatisch gekoppeld aan normtijden en materialen via externe bronnen zoals calculatietijdnormen.nl en 2BA. Onzekerheden worden geflagd voor reviewAutomatische offertegeneratie
Volledig uitgewerkte offertes worden gegenereerd in PDF, inclusief juiste gegevens, prijzen en opmaakDashboard & statusoverzicht
Real-time inzicht in alle lopende en afgeronde offertes, inclusief fouten en uitzonderingenReviewomgeving
Voor complexe aanvragen kunnen medewerkers eenvoudig correcties doorvoeren voordat de offerte wordt verstuurd
De keuze voor Bonsai lag in het vermogen om verder te kijken dan alleen automatisering. Niet een losse tool, maar een AI-first fundament dat door kan groeien naar een volledig geïntegreerd systeem.
Resultaat
Na implementatie van de AI-offerte-automatisering:
70–80% volledig geautomatiseerd
Standaard werkbonnen worden zonder menselijke tussenkomst omgezet naar offertes500–750 uur per jaar bespaard
Medewerkers focussen op complexe casussen en klantcontactVolledig inzicht
Real-time overzicht van alle aanvragen, prestaties en knelpuntenGeen gemiste aanvragen meer
Elke werkbon wordt verwerkt of actief opgevolgdSchaalbaar fundament
Het systeem groeit mee met de organisatie zonder extra administratieve druk
