De uitdaging

EP’92 is gespecialiseerd in detachering en werving & selectie, en focust zich sterk op het binnenhalen van langdurige opdrachten via openbare aanbestedingen.

Het tenderproces was echter tijdrovend, arbeidsintensief en grotendeels handmatig:

• Gemiddeld 5 mensen per tender

• Doorlooptijd van 4 weken (of langer)

• Uitbesteding kost al snel €20.000 – €40.000 per tender

EP’92 zag kansen om dit proces te versnellen en schaalbaarder te maken — zónder in te leveren op kwaliteit.

De oplossing

Samen met EP’92 ontwikkelden we een AI-oplossing gebaseerd op het principe van co-intelligentie: een systeem waarin mens en AI samenwerken om complexe taken sneller en beter uit te voeren.

Na een uitgebreide analyse van het bestaande proces, ontwierpen we een nieuwe digitale werkwijze, ondersteund door drie gespecialiseerde AI-agents:

• Requirements Analysis Agent
  Deze agent brengt automatisch alle juridische, commerciële en administratieve vereisten uit de aanbestedingsdocumenten in kaart, inclusief deadlines en beoordelingscriteria.

• Nota van Inlichtingen Agent
  Stelt proactief slimme vragen op die de tender subtiel in de richting van EP’92 kunnen bewegen — een cruciale en vaak onderschatte stap in het tenderproces.

• Kwaliteitsvragen Agent
  De kern van het systeem. Deze agent schrijft op basis van input uit eerdere agents én bestaande documentatie kwalitatieve, goed gestructureerde antwoorden op de gunningsvragen.

De output: een complete tender van 11 A4’tjes — automatisch gegenereerd en vervolgens geoptimaliseerd in samenspraak met de eindgebruiker.

Resultaten

De implementatie van de AI-agenten heeft het tenderproces fundamenteel veranderd:

• Van 4-6 weken naar 1 week
  Dankzij de automatisering is de doorlooptijd van tenders met 75% verkort.

• Van €20K-€40K naar <20% handwerk
  De inzet van externe schrijvers is grotendeels overbodig. EP’92 bespaart structureel €20K–€30K per tender.

• Hogere tekstkwaliteit
  Door domeinkennis te combineren met AI-capaciteit is de kwaliteit van de teksten aantoonbaar verbeterd.

• Meer capaciteit, meer kansen
  Waar eerder tenderkansen bleven liggen door tijdgebrek, kan EP’92 nu twee extra tenders per maand indienen — met slechts 1 of 2 betrokken medewerkers per tender.