ERP voor Horeca Totaal Bouw
Bonsai Software ontwikkelde een centraal ERP-platform met bijbehorende mobiele applicatie, waarmee de volledige operatie van HTB is gedigitaliseerd: van storingsmelding tot werkbon tot managementdashboard.
Het Project
Horeca Totaal Bouw (HTB) is gespecialiseerd in bouw, verbouw en technisch onderhoud binnen de horecasector. Van keukeninstallaties en barconcepten tot complete renovaties, HTB realiseert dagelijks projecten op locatie bij klanten door heel Nederland.
Die operatie is intensief: monteurs bewegen continu tussen locaties, de backoffice coördineert storingen en werkbonnen, en klanten verwachten inzicht in de voortgang van hun project.
De praktijk was anders.
De volledige coördinatie verliep via WhatsApp. Storingen kwamen binnen in groepschats, foto’s verdwenen in eindeloze conversaties, werkbonnen stonden verspreid in Excel en statusupdates vereisten handmatig navragen bij collega’s. Met de groei van het aantal projecten, monteurs en klanten werd deze werkwijze onhoudbaar.
Bonsai Software ontwikkelde daarom een centraal ERP-platform met bijbehorende mobiele applicatie, waarmee de volledige operatie van HTB is gedigitaliseerd, van storingsmelding tot werkbon tot managementdashboard.
Uitdaging
De situatie bij HTB is herkenbaar voor veel groeiende bouw- en serviceorganisaties:
WhatsApp als primair systeem
Storingen, updates, foto’s en instructies liepen door dezelfde groepschats. Informatie terugvinden betekende eindeloos scrollen. Niets was gestructureerd, niets was traceerbaarExcel als versnipperde database
Werkbonnen, klantgegevens en projectoverzichten stonden in losse bestanden. Versies liepen uiteen en actuele informatie ontbrakGeen centraal dossier
Informatie over een storing zat verspreid over e-mail, WhatsApp, telefoongesprekken en individuele kennis. Een compleet beeld samenstellen kostte onnodig veel tijdGebrek aan klantinzage
Klanten hadden geen zicht op de voortgang. Elke update vereiste handmatig contact vanuit HTBMonteurs zonder uniforme werkwijze
Opdrachten kwamen binnen via WhatsApp, werkbonregistratie was niet gestandaardiseerd en foto’s bleven op persoonlijke telefoons staanGeen managementoverzicht
Inzicht in openstaande storingen, workload en knelpunten ontbrak. Sturing gebeurde op basis van aannames in plaats van data
Oplossing
Bonsai ontwikkelde een centraal platform bestaande uit een webapplicatie en mobiele app (iOS & Android) die de volledige operationele workflow digitaliseert en structureert.
Het platform omvat:
Centrale datalaag & light CRM
Klanten, locaties, contactpersonen en monteurs zijn ondergebracht in één centrale bron. Alle storingen, werkbonnen en dossiers zijn hieraan gekoppeldDossiermanagement
Elke storing vormt automatisch een volledig digitaal dossier met alle relevante informatie: notities, foto’s, bijlagen en werkbonnenStoringsmodule met klantportaal
Klanten melden storingen via een gestructureerd formulier met type, prioriteit, locatie en foto’s. Meldingen worden eerst beoordeeld voordat ze in behandeling gaanWerkbonnenmodule
Werkbonnen worden centraal aangemaakt, gekoppeld en toegewezen. Monteurs registreren werkzaamheden, tijd en bewijs direct op locatieMobiele app met camera-integratie
Foto’s worden direct vastgelegd en gekoppeld aan het juiste dossier. Geen losse bestanden meer op apparatenDashboard & managementinformatie
Realtime inzicht in openstaande storingen, werkbonnen en capaciteit. Besluitvorming gebeurt op basis van data
Het systeem ondersteunt vijf rollen, backoffice, monteur, management, klant-medewerker en klant-manager, elk met een eigen omgeving en rechtenstructuur. De oplossing draait op Azure met een NestJS backend, Next.js frontend, PostgreSQL database en Entra ID-authenticatie.
Resultaat
Het project wordt gefaseerd uitgevoerd met duidelijke Go/No-Go momenten, binnen een vaste investering.
De impact:
Van versnippering naar centrale regie
Alle informatie over storingen, werkbonnen en projecten is gebundeld in één systeem. Alles is inzichtelijk en doorzoekbaarDigitale instroom van storingen
Klanten registreren zelf meldingen via het portaal, inclusief context en prioriteit. Handmatige communicatie is niet langer nodigEfficiëntere uitvoering door monteurs
Werkbonnen, foto’s en tijdsregistratie worden direct op locatie vastgelegd in een uniforme werkwijzeRealtime inzicht voor management
Direct overzicht van workload, openstaande storingen en bottlenecks maakt gerichte sturing mogelijkMinder afhankelijkheid van individuen
Informatie zit in het systeem in plaats van in hoofden. Continuïteit is geborgdSchaalbaar fundament
Het platform vormt de basis voor verdere uitbreiding met modules zoals projecten, offertes, servicecontracten en SLA-monitoring
HTB beschikt nu over een systeem dat niet alleen registreert, maar structuur aanbrengt in de operatie. Monteurs weten wat er moet gebeuren, klanten zien wat er speelt, de backoffice houdt overzicht en management stuurt op feiten.
De WhatsApp-groepen zijn stil geworden. Precies zoals bedoeld.
